Nei più diversi settori produttivi, la digital connectivity e le innovazioni, tra cui i calendari online condivisi e le videoconferenze internazionali a cui è possibile partecipare dalle località più disparate, hanno aperto le porte degli uffici e offerto la libertà di lavorare da qualsiasi luogo.
Il cosiddetto “smart working” promette un nuovo approccio al lavoro e alla gestione, permettendo ai singoli di scegliere il modo in cui svolgere le proprie mansioni professionali.
Erica Wolfe-Murray, business and innovation expert, afferma: “Lo smart working aiuta le persone a lavorare in un modo più gratificante, aumentando i livelli di prestazioni e di soddisfazione personale e portando a una maggiore redditività grazie all'uso più ampio delle tecnologie e delle business practice odierne. È incentrato sui risultati e sugli outcome, piuttosto che sull'istruire le persone su come svolgere il proprio lavoro”.
Il cambiamento viene guidato in parte dai lavoratori più giovani che, sempre secondo Wolfe-Murray, sono determinati a non rinchiudersi in quelle che considerano business pratices ormai obsolete.
La tecnologia sale al comando
Una conseguenza naturale è stato il ricorso allo smart working da parte di Apple, che impiega “At Home Advisors” per rispondere ai quesiti dei clienti; ai dipendenti vengono forniti un iMac e le cuffie e tutta la fiducia necessaria per ottenere la loro auto-motivazione. Altre multinazionali, tra cui Dell, Amazon, American Express, vedono lo smart working come un modo per attrarre e mantenere personale di alta qualità.
Non tutte le aziende che offrono queste opzioni di lavoro flessibili lavorano su grande scala. In Italia, più di 305.000 dipendenti di aziende di varia grandezza sono già coinvolti in questo progetto, secondo i dati dell'Osservatorio del Politecnico di Milano per lo smart working.
Nel Regno Unito, l'idea è stata adottata perfino dal governo, dove il Cabinet Office sta effettuando una verifica su come applicare lo smart working per tutto il civil service.
I datori di lavoro possono vedere i benefici di una riduzione dei costi fissi per gli uffici, oltre alla possibilità di crescere alla velocità desiderata, senza dover elaborare soluzioni di sistemazione dovute all'ampliamento della forza lavoro. Infine, secondo Jan de Jonge, business pyschologist, continua la caccia di un sogno antico:
Produttività e... felicità!
“Da decenni ormai, le imprese provano ad essere più produttive, ossia più redditizie”, afferma. “Ma il concetto di smart working indica che viene dato maggior peso agli aspetti più sottili e psicologici della vita di un lavoratore: la cultura organizzativa, la fiducia nella forza lavoro, una leadership autentica e comprensiva, maggiori poteri e autonomia al personale, benessere del personale e, ultimo ma non ultimo, la diversità”.
Se le aziende vogliono fare dello smart working una soluzione di successo, devono tenere in considerazione questi aspetti più sottili. Gli stili di leadership devono essere adattati per garantire un approccio nuovo e più flessibile, secondo Wolfe-Murray, autrice di Simple Tips, Smart Ideas: Build a Bigger, Better Business.
“I team e i sistemi richiedono una pianificazione creativa, per permettere di comprendere il modo con il quale conseguire i risultati e gli outcome desiderati”, afferma.
“A prescindere dal fatto che il telelavoro si imponga o meno come passaggio obbligato, il coinvolgimento face-to-face ha ancora un ruolo importante da giocare e da mappare all'interno dei singoli stabilimenti. La proprietà dello spazio negli uffici cambia l'utilizzo degli spazi stessi”.
Progettare il proprio ruolo
Tutto questo, secondo de Jonge, richiede un nuovo livello di comprensione tra manager e lavoratori: “Lo smart working richiede ai leader di fidarsi del proprio personale, magari progettando i propri ruoli e svolgendo il lavoro nel modo in cui essi (e non il capo!) ritengono più idoneo”.
“Questa fiducia incoraggia il personale a prendere coscienza dei punti di forza individuali. Quando lavoriamo sui nostri punti di forza, siamo professionalmente più creativi. Questo porta, a sua volta, a una maggiore produttività e a promuovere il senso di soddisfazione".
Ma lo smart working non è necessariamente la via giusta per tutti. “In termini di equilibrio tra vita privata e vita lavorativa, alcune persone sono organizzate e motivate per gestire al meglio il proprio tempo, mentre altre non ci riescono", afferma Wolfe-Murray.
“Potrebbe sembrare perfino invadente: il lavoro ora entra nel tuo spazio personale, a casa tua, impedendoti potenzialmente di staccare”.
Stabilire i confini
Per chi pensa che lo smart working sia una cura possibile al presenzialismo, (trend in costante crescita tra i dipendenti di dedicare il tempo ordinario, e spesso straordinario, in ufficio, a spese della vita sociale, della salute e delle relazioni), ci sono nuovi pericoli dovuti all'impiego della mobile technology. È quello che Rob Wall, direttore per le politiche presso il Chartered Management Institute nel Regno Unito, chiama “digital presenteeism”, e che si manifesta in comportamenti del tipo catene di e-mail a mezzanotte e invio di SMS durante il weekend. “Il fatto che sia possibile mettersi in contatto con l'ufficio non significa necessariamente che debba essere fatto", afferma.
Naturalmente, lo smart working non è una soluzione istantanea; è necessario lavorarci e adattarlo alle necessità delle singole aziende, delle persone, oltre a monitorarlo con costanza. Tuttavia, ha già cambiato il modo in cui molte imprese lavorano, offrendo una maggiore libertà e flessibilità a tanti lavoratori.
