Un vecchio proverbio sudafricano recita: "Come si mangia un elefante? Facile, a pezzettini". In altre parole, il modo migliore per risolvere un grande problema è quello di affrontarlo un poco per volta.
Questa è l'idea che ispira la Kaizen Week, un appuntamento mensile che avviene in tutti i diciannove stabilimenti Pirelli nel mondo. L'obiettivo è quello di affrontare sia questioni strategiche che problematiche connesse ad esempio alla qualità, individuando per ciascun problema le questioni minori che lo compongono ma che, affrontate individualmente, hanno maggiori probabilità di essere risolte con successo.
“Storie di successo” e la cultura del lavoro di squadra
L'assunto di partenza è che il successo della settimana Kaizen ha più valore del problema stesso che ci si pone di risolvere. Se si affrontano solo grandi questioni, il rischio di fallire nel trovare risposte o soluzioni è molto alto. L'obiettivo, invece, è creare motivazione e coinvolgimento delle persone: ecco quindi l'importanza di avere una sequenza di piccole storie ma sempre vincenti, una dopo l'altra, che preveda anche la partecipazione di tutti i livelli.
“A tutti piace vincere – dichiara Hervé Ghesquières, capo dell'Industrial Engineering, di Pirelli Manufacturing System (PMS) e supervisor dei progetti Kaizen - e anche questa è una delle leve che fa aumentare la partecipazione al progetto. Più diffondiamo le settimane, maggiori saranno le persone che chiedono di poter prendere parte e più velocemente si raggiungeranno i risultati, risolvendo i problemi in una sola volta”.
Pirelli ha iniziato a organizzare le Kaizen Week nel 2012 e i risultati – in termini di miglioramento dell'efficienza - sono stati talmente entusiasmanti e motivanti che ancora oggi l'azienda è disposta a investire. “È come suonare uno strumento musicale: se lo vuoi suonare bene, devi perseverare nell'esercizio” conclude Ghesquières.
L'approccio Kaizen
Il termine Kaizen significa “miglioramento continuo”; il concetto è stato applicato per la prima volta dalle aziende giapponesi, in particolare negli anni '80 da Toyota, che ne ha fatto uno dei suoi capisaldi di successo nel mondo. Ancora oggi, è un approccio lavorativo riconosciuto a livello internazionale, utilizzato da aziende che operano nei più svariati settori, da quello bancario fino al pubblico, con l'obiettivo di rendere l'attività più snella e maggiormente produttiva.
Per partecipare alla Kaizen Week non è necessario essere degli esperti, ma certamente è richiesta una preparazione rigorosa. Nell'approccio alla Kaizen Week, l'Industrial Engineering team di Pirelli si occupa dell'identificazione di un particolare problema che richiama l'attenzione e stabilisce quale sia il team destinato a risolverlo.
Preparazione: ecco la chiave
“Ciascuna Kaizen Week prevede la partecipazione di 15 dipendenti, selezionati tra circa 1.500 persone. Togliere forza lavoro dai reparti non è sempre facile, ma ne vale sicuramente la pena, vista la conseguente efficienza in termini di risultati” - spiega Hervé Ghesquières.
Questi progetti, brevi ma molto intensi, portano alla creazione di piccoli gruppi i cui partecipanti, spesso, provengono da funzioni diverse – dalla produzione, alla qualità alla manutenzione ma anche da altre divisioni – in modo da ottimizzare al massimo l'efficienza.
Talvolta accade che team provenienti da paesi diversi lavorino insieme sullo stesso caso, in modo da poter poi mettere a confronto le best practises. Questo facilita un interscambio tra gli impiegati, si fanno dei benchmark tra le fabbriche e i risultati sono incredibili. Dieci teste generano certamente più idee che una da sola!
Di solito la Kaizen Week inizia con la visita del Plant Manager e una sorta di “gioco” fatto per scaldare l'ambiente e creare la squadra (che generalmente prevede la partecipazione sia di uomini che di donne, sia ingegneri che tecnici). Spesso, a conclusione della settimana, accade soventemente che i partecipanti socializzino anche al di fuori dell'ambiente lavorativo. Dopo tutto, la Kaizen Week è fatta proprio per le riguarda proprio quelle le persone che lavorano in un'azienda che produce 80 milioni di pneumatici Premium all'anno destinati a clienti molto esigenti.
Festeggiare il successo
L'intero approccio che sottende la Kaizen Week è quello di valorizzare il team, la squadra. Riconoscere lo sforzo delle persone e celebrarne il successo, non tanto individuale, ma collettivo è fondamentale per raggiungere continui miglioramenti. E proprio questa è la chiave della filosofia che sottende il lavoro di fabbrica: i problemi si risolvono insieme.
“Quando la settimana si conclude, si festeggiano i risultati con fotografie, presentazioni e riconoscimento pubblico mentre al team viene data la possibilità di mostrare ai propri manager ciò che hanno realizzato.
Pirelli sostiene un approccio di tipo “learning by doing” o “try-storming”, ossia agire piuttosto che pensare e riflettere eccessivamente. L'implementazione dell'80 % di una soluzione è meglio della ricerca della perfezione.
Ben più di una semplice settimana
Quando si avvicina la fine della Kaizen Week, i partecipanti aggiornano le procedure operative e gli standard aziendali. In seguito, le "camicie verdi" di Pirelli, ossia i trainers, gli esperti nati in azienda e leader innati dello stabilimento, si occuperanno anche della formazione dei colleghi, seguendone i successi raggiunti.
Fino a, oggi sono 3.000 i dipendenti che ogni anno partecipano alle Kaizen week: verrebbe quindi da pensare che il progetto ha raggiunto la sua maturità e quindi portare l'attenzione verso altre iniziative. Ma non è questo il caso. Le Kaizen Week contribuiscono a circa un quarto dei risparmi di efficienza generati dagli stabilimenti e l'innovazione è un processo costante dell'intera azienda. Come spiega Ghesquières, “il miglioramento non ha mai fine”.
